Anlage eines für die App berechtigten Therapeuten
Aufgabe 1: Anlage und Berechtigung eines Therapeuten
Anlage eines Therapeuten für die Praxisgruppe
Die Anlage von Therapeuten ist eine grundlegende Funktion von SmartVO und Voraussetzung für eine Reihe weiterer Funktionen, wie z.B. die Zuordnung von Terminen und Kursen, Arbeitszeitverwaltung sowie das verlässliche Arbeiten mir der Smarten Warteliste und dem Vorschlagsassistenten. Auch die Nutzung der Henara Therapeuten App (HTA) inkl. Check-in Terminal basiert auf den angelegten Therapeutendatensätzen. Therapeuten werden grundsätzlich für die Praxisgruppe angelegt und anschließend den gewünschten Praxen zu gewiesen. Für die App-Nutzung genügt es, den Therapeuten angelegt sowie diesem mindestens einen Termin oder Kurs zugeordnet zu haben.
Berechtigung eines Therapeuten für App-Nutzung
Die Voraussetzungen dafür, dass Therapeuten einer Praxisgruppe die Henara Therapeuten App verwenden können, lauten:
- die Praxisgruppe verfügt über die Lizenz zu Synchronisierung sowie zur App-Nutzung
- in den Details des Therapeuten ist eine gültige und empfangsbereite E-Mail-Adresse hinterlegt
- der Therapeut ist grundsätzlich für die App-Nutzung berechtigt
- die Therapeuten-Datenbank wurde auf dem Server erzeugt
- der Zugangscode wurde versendet
Markieren Sie die Checkbox “App aktivieren” (1). Sobald Sie den Button “OK” klicken wird der Therapeut berechtigt und eine E-Mail mit dem Zugangscode an die hinterlegte Adresse versendet. Über das Pfeil-Icon am rechten Rand des E-Mail-Felds (2) kann im Folgenden immer wieder ein neuer, temporär gültiger Zugangscode versendet werden.
Zugangscode empfangen
Der Zugangscode wird an die in den Therapeutendetails hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Es handelt sich um einen mindestens 5-stelligen Code, welcher nach 15 Minuten seine Gültigkeit verliert. Der Zeitpunkt des Ablaufs ist ebenfalls in der E-Mail aufgeführt. Jeder Zugangscode ist nur für eine einzelne Anmeldung gültig. Dies bedeutet, dass für jede weitere Anmeldung, z.B. auf anderen Endgeräten oder bei einer Neuinstallation, ein neuer Zugangscode aus SmartVO heraus versendet werden muss. Hinweis: Nach der initialen Anmeldung bleibt der Nutzer solange angemeldet bis dieser sich aktiv abmeldet, die App deinstalliert wurde oder die Berechtigung seitens der Praxis oder dem Henara Kundenservice entzogen wurde.
Mögliche Fehlerquellen
Ein bereits angelegter Therapeut kann nicht für die App-Nutzung berechtigt werden
Sie haben einen schon angelegten Therapeuten zum ersten Mal für die App berechtigt und der Zugangscode wurde per E-Mail empfangen. Trotzdem kann sich der Therapeut nicht an der App anmelden. Eine Fehlermeldung erscheint.
Prüfen Sie bitte, ob der Haken in SmartVO > Praxis > Praxisgruppe > Therapeutendetails in der Checkbox “App Aktivieren” gesetzt ist. In der SmartVo-Version 2023.0.5.0 vom 5. November 2023 wurde ein Fehler festgestellt, der das Speichern des App-Aktivieren-Hakens verhindert.
Bis zum nächsten Update kann folgender Work-Around verwendet werden:
- Öffnen Sie die Therapeuten-Details
- Ändern Sie z.B. den Vornamen: zum Bespiel von “Maxim” zu “Maxim 1” (Nummer 1 im Screenshot)
- Schließen Sie den Dialog mit “OK”
- Öffnen Sie erneut die Therapeuten-Details
- Setzen Sie den App-Aktivieren-Haken (Nummer 2 im Screenshot)
- Schließen Sie den Dialog mit “OK”
- Öffnen Sie erneut die Therapeuten-Details
- Korrigieren Sie den Namen und bestätigen Sie den Dialog mit “OK”
Hintergrund: der Therapeuten-Datensatz musste zunächst grundsätzlich aktualisiert werden (Vorname), damit die Checkbox gespeichert werden kann. Nur durch den Haken in der Checkbox wird die Berechtigung gültig – unabhängig vom Versand des Zugangscodes.
Wir korrigieren diesen Fehler mit dem nächsten Update.
Therapeuten-Datenbank steht nicht zur Verfügung
Unter Umständen kann es passieren, dass ein neu angelegter Therapeut, für welchen die App-Nutzung aktiviert wurde, zwar einen Zugangscode erhält, sich aber noch nicht in der App anmelden kann, weil keine “Therapeuten-Datenbank zum Download bereitsteht”. Immer samstags werden noch fehlende Therapeuten-Datenbanken automatisch auf dem Server erzeugt und zur Verfügung gestellt. Sie können aber auch aktiv sofort das Erzeugen anstoßen. Führen Sie, ggfs. mit dem “chef”-Zugang, ein sogenanntes “Bereitgestelltes Script” aus.
Die E-Mail mit dem Zugangscode kommt nicht an
Bitte prüfen Sie die Schreibweise der E-Mail-Adresse, welche in den Therapeutendetails hinterlegt ist. Sollte die E-Mail-Adresse korrekt sein, schauen Sie bitte im “Spam”- oder “Junk”-Ordner Ihres E-Mail-Postfachs. Speichern Sie die Henara-Absender-E-Mail-Adresse im Adressbuch Ihres E-Mail-Programms oder erstellen Sie eine sogenannte “Regel”, um Henara-E-Mails automatisch als gewünschte Nachrichten zu markierten.
Mehr über die alltagstaugliche Nutzung von Henara Software, die effiziente Umsetzung von Arbeitsabläufen und eine wirtschaftliche Betriebsführung erfahren Sie in den Schulungsprogrammen des PraxxCampus©. Informieren Sie sich, wie auch Ihr Alltag mit Hilfe strukturierter Prozesse nachhaltig verbessert werden kann.
Aufgabe 2: Zugangscode (erneut) versenden und verwenden
Neu in der App anmelden und weitere Geräte einrichten
Der Zugangscode wird an die in den Therapeutendetails hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Es handelt sich um einen mindestens 5-stelligen Code, welcher nach 15 Minuten seine Gültigkeit verliert. Der Zeitpunkt des Ablaufs ist ebenfalls in der E-Mail aufgeführt. Jeder Zugangscode ist nur für eine einzelne Anmeldung gültig. Dies bedeutet, dass für jede weitere Anmeldung, z.B. auf anderen Endgeräten oder bei einer Neuinstallation, ein neuer Zugangscode aus SmartVO heraus versendet werden muss. Halten Sie die Maus über das Pfeil-Icon, können Sie sehen, ob und wann der Zugangscode zuletzt versendet wurde.
Verwalten und entziehen von Berechtigungen für die App-Nutzung
Mitarbeiter der Praxis können gemäß der zugeteilten Berechtigungen der Rollen “chef” und “therapeut” die Details der Therapeuten bearbeiten. Hierzu gehört auch die Aktivierung oder Deaktivierung der App-Nutzung. Soll ein Therapeut von der weiteren Synchronisierung ausgeschlossen werden, entfernen Sie einfach den Haken von der Checkbox “App Aktivieren” (1). Bestätigen Sie den Dialog mit dem Button “OK” und synchronisieren Sie anschließend SmartVO mit dem Server. Möchten Sie die App-Nutzung später wieder erlauben, so markieren Sie sie Checkbox “App Aktivieren” wieder mit einem Haken. Schließen Sie den Dialog mit dem Button “OK” und synchronisieren Sie SmartVO. Hinweis: Der Nutzer kann auch nach Deaktivierung weiterhin alle App-Inhalte sehen, diese aber nicht mehr synchronisieren oder Daten vom Server abrufen. Erst nach dem aktiven Abmelden aus der App oder einer Deinstallation wird die lokale Therapeuten-Datenbank vom Endgerät gelöscht.
Mögliche Fehlerquellen
Der Therapeut kann die App weiter nutzen, obwohl er deaktiviert wurde
Damit die Deaktivierung Wirkung erzielt müssen Sie Ihr lokales SmartVO mit dem Server synchronisieren. Bitte stellen Sie sicher, dass der PC mit dem Internet verbunden ist und vollständig synchronisiert wird. Der Therapeut, d.h. der App-Nutzer, muss die App aktiv öffnen und mindestens einmal versuchen zu synchronisieren. Erst dann wird die Information, dass die Nutzung deaktiviert wurde, auf das jeweilige Endgerät geladen. Nun wird der Nutzer automatisch für die Synchronisierung gesperrt, kann jedoch den aktuellen Stand der Termine und Informationen noch sehen. Es ist jederzeit möglich, einen Nutzer wieder zu aktivieren. Meldet sich ein Nutzer aus der Henara Therapeuten App ab, wird gleichzeitig die lokale Therapeuten-Datenbank vom jeweiligen Endgerät gelöscht. Ein vollständiger Anmeldeprozess wird nun wieder nötig.